Att jobba med WonderLAN, en hel verksamhet

Ett tag efter att höstens WonderLAN hade stängt portarna, kontaktade jag Jane Strandberg, aka Sylvanas, för att höra efter hur organisationen bakom WonderLAN ser ut och hur mycket jobb som egentligen ligger bakom evenemanget.

Jane jobbar i marknadsföringsgruppen och är aktiv i Sverokföreningen Mammas Källare som ligger bakom WonderLAN. Jag träffar Jane i november 2013 och hör efter vilket arbete som gjorts och vilket arbete som nu förväntas ske inför vårens WonderLAN.

Nu är det snart april och vårens WonderLAN går av stapeln den 18 till den 22 april. Du kan anmäla dig på WonderLANs webbplats.

Men, låt oss backa lite, tillbaka till november i höstas, strax efter att höstens WonderLAN hade stängt portarna. Låt höra hur tongångarna gick då.

#Planeringen startar så fort lanet slutar

– Hej Jane, när startar all planering för höstens lan egentligen?

Jane – Det praktiska sker i slutet av juli, då är datum bestämda och salar bokas. Sedan börjar marknadsföringen egentligen i augusti, i samband med att de nya studenterna anländer.

Planeringen inför vårens lan 2014 startar redan nu. Vi har en hel del planer som vi vill genomföra och vi får erfarenheter från varje lan vi genomfört. Det som behöver ske nu är att bestämma datum, boka salar, leta sponsorer. Preliminärt skall vi ha lanet i slutet feb/början av mars.

Sedan tar vi uppehåll under sommaren men sen börjar planeringen inför höstens lan igen.

Ibland går planerna inte alltid som man vill, jag hörde senare att det blev svårigheter att boka in lanet under februari/mars, det gick inte att boka salarna, så en ny plan sa att det fick bli påsken istället.

#En stor organisation

– Hur jobbar ni och är det många som är inblandade?

Jane – Till höstens lan var vi cirka 27 i crew. Vi var indelade i grupper med gruppledare. Det fanns planering och scheman som visade vad som skulle göras inför lanet och under själva lanet.

Ungefär hälften jobbar med planering inför lanet och hälften har fokus på aktiviteter på själva lanet.

De grupper som finns är Ledning styr o ansvariga (4), PR o Marknadsföring (3-4), Sponsor (2), Webb (2-3), Logistik, under lanet (1), Activity & turnering (5-6), Sovsal (3-4), Försäljning (3), Entrevakter (5-7), Media slides & info, Pimp (dekorerar lanet) och Servertek (3).

Vi har stormöten varannan vecka och när det närmar sig så träffas vi varje vecka. Grupperna träffas och jobbar däremellan.

#Bemanning under lanet

– Jag kan tänka att det är en hektisk helg när själva lanet händer?

Jane – Det är en stor ruljans med mycket folk i omlopp & hantering av oförutsedda händelser. Lanet var öppet mellan kl 13 på fredagen till klockan 02 natten mot måndagen. Det behöver vara folk på plats hela tiden.

Ingen räknar hur mycket tid som läggs ned, men det blir en hel del. Det är mycket arbete som krävs för att allt skall fungera och flyta.

– Jo, jag kan ana allt arbete som krävs, bara nätverket måste ju vara en viktig del som bara måste fungera.

Vi får låna ett eget subnät av skolan, det är 1GB direkt ut på sunet. Vi får även låna switchar av skolans IT-avdelning. Det handlar om en huvudswitch + switch för crew + 8 lånade + egen switch. Det blir en del att koppla ihop.

Sedan streamas en del av våra tävlingar också, så det är viktigt att nätdelen är pålitlig och rätt dimensionerad.

#En blandning av spelintresserade besökare

Höstens lan hade cirka 120 betalande gäster plus ett gäng dagbesökare som kommer och deltar i aktiviteter, tittar på turneringar och spelare brädspel.

Jane – Det är en bra blandning av folk, det var högskolestudenter, gymnasielever och högstadieelever. Det är mest lokalt folk, det kommer också en del från Skåne-trakten. Vi hade ett större gäng från Lysekil.

#Många olika typer av tävlingar

Under lanet spelas Team Fortress och Minecraft mot föreningens egna spelservar som också huserade en Mumble server för voice-chat.

LoL-turneringen är populär med 11 anmälda lag och 55 deltagare. Turneringen sändes på en Twitch livestream. Ett lag gymnasielever vann och Lysekilsgänget kom tvåa. Det fanns även turnering i Starcraft med priser från SteelSeries och det genomfördes en turnering i Mario Kart.

På lördagen kördes en Våffeldekoreringstävling som Unionen sponsrade. Unionen kom och gjorde våfflor som deltagarna fick dekorera. Vinnaren gjorde en pacmanvåffla och belönades med ett presentkort om 500 kronor på Game.

Det fanns även en traditionell brädspelshörna där de mest populära spelen var Settlers of Catan tillsammans med Magic: The Gathering.

Jane – Vi hade också en hörna med Raspberry Pi. Vi körde en genomgång av vad man kan göra med dem och sedan hade vi en lagtävling där varje lag fick checka ut varsin Pi för att göra något kul tävlingsinslag. Temat var att ha med fluffiga fyrbenta djur (Alpackor). Webbprogrammerar-Daniel höll i tävlingen och vinnarna fick varsin Raspberry Pi.

Du kan testa en av vinnartjänsterna från tävlingen med Raspberry Pi – Alpacify Me. Du laddar upp en bild och tjänsten gör ansiktsigenkänning och byter ut ditt ansikte mot en Alpackas. Mycket kan man göra med datorer.

#Strul, stress och lösningar

– Det låter som allt går på räls, men det måste hända en del oförutsedda händelser också?

Jane – Kaos. Första dagen. Hur man än gör så blir det kaos första dagen. Hur mycket man planerar så strular alltid något. Det är stressande, man öppnar på fredag eftermiddag och checkin-systemet vägrar att fungera. Sen strular switcharna eller så är det nätverk till något av borden som slutar fungera.

Vi hade problem med streamingen av LoL-tävlingen men det löste djazz (Webbprogrammerar-Daniel) med Pi. Det var problem med mediaserver & hdmi & projektor och även det löste djazz – med en Raspberry Pi – så att slideshowen i storsalen fungerade. När något strular så kommer djazz med en Raspberry Pi :)

Det löser sig alltid, på ett eller annat sätt. Checkin löste sig med excel så saker brukar ordna sig till slut.

#Sponsorer

Det finns en hel del sponsorer som är viktiga för att evenemanget skall fungera. Följande sponsrade höstens WonderLAN.

• Unionen
• Subway
• BTH
• Studentregion Blekinge
• Blekinge Studentkår (BSK)
• SteelSeries
• Blizzard

Jane – Det är viktigt med sponsorpengar, det behövs för att allt skall fungera. Det är bra med sponsring av saker som gör lanet mer attraktivt för deltagarna. Det kan vara priser till tävlingar, eller som Subway gjorde när de försåg lanets deltagare med mat till rabatterade priser och schemalagda beställningar som de både hämtade och senare delade ut i form av mackor. På lördagskvällen fick de 45 beställningar.

Vill du sponsra WonderLAN så kan du kontakta Jane och hennes gäng på mailadressen kontakt@mammaskallare.se.

Jane – Allt blir så mycket enklare eftersom det är ett nyktert event. All hantering kring sponsorer och saker som sovsalar och sånt, blir så mycket enklare att hantera.

#Vårens WonderLAN 2014

Nu är vi tillbaka till våren och snart kommer Jane och hennes medarbetare att köra vårens WonderLAN som går av stapel i påskhelgen, den 18 till den 22 april. Undertiteln på vårens WonderLAN blir Eastermination.

Jag frågar Jane vad undertiteln kommer ifrån.

19:46 < mos> finns det nån historia kring namnet/bannern?
19:47 <@Sylvanas> när vi beslutade att lägga lanet på påskhelgen så 
                  började vi fundera kring ett bra namn med tema    
19:48 <@Sylvanas> vi hade lite olika förslag uppe, men något dr who-fan
                  kom på easterminate och på den banan var det  
19:50 < mos> dr who - tv-serien? inte sett den... namnet har nån koppling
             till serien?
19:51 <@Sylvanas> mos: http://en.wikipedia.org/wiki/Dalek från serien,
                  har catchphrase "Exterminate!" 

Sådär, då fick jag lära mig det också. Ingen dag utan en ny lärdom och idag handlade det om tv-serien Dr Who, uppenbarligen.

Vi tackar Jane och alla de som jobbar med WonderLAN och önskar dem lycka till i påsk och framtida WonderLAN.